La recepción de una comunicación informando de una retirada de producto alimentario suele generar dudas e incertidumbre en muchas empresas del sector alimentario.
¿Debo retirar inmediatamente el producto? ¿Cómo sé si me afecta? ¿Tengo que informar a mis clientes? ¿Qué documentación debo conservar?
Aunque este tipo de situaciones no son frecuentes en todas las empresas, es importante saber cómo actuar para proteger al consumidor, cumplir con la normativa y demostrar un control adecuado durante una posible inspección sanitaria.
Además, organismos como AESAN publican regularmente alertas y retiradas de productos alimentarios relacionadas con riesgos microbiológicos, alérgenos no declarados, contaminantes o errores de etiquetado.
En este artículo te explicamos los pasos que debería seguir una empresa alimentaria cuando recibe una comunicación de retirada por parte de uno de sus proveedores.
Una gestión rápida y documentada de una retirada de producto puede marcar la diferencia entre una incidencia controlada y un problema mucho más grave para la empresa.
¿Qué es una retirada de producto alimentario?
Una retirada de producto alimentario es una actuación destinada a eliminar del mercado un alimento que puede representar un riesgo para la salud o que incumple requisitos legales relacionados con la seguridad alimentaria.
Las retiradas pueden producirse por distintos motivos, entre ellos:
- presencia de microorganismos patógenos,
- contaminación física o química,
- alérgenos no declarados,
- errores de etiquetado,
- problemas detectados por el fabricante o proveedor.
Cuando esto ocurre, el proveedor suele comunicar la incidencia a sus clientes indicando los productos afectados, los lotes implicados y las acciones que deben adoptarse.
Verificar si el producto afecta a tu empresa
El primer paso es revisar cuidadosamente la información recibida.
No todas las retiradas afectan necesariamente a todos los clientes o a todos los productos suministrados.
Es importante comprobar:
- referencia del producto,
- número de lote,
- fechas de recepción,
- cantidades recibidas,
- ubicación actual del producto.
En este punto resulta fundamental disponer de un sistema de trazabilidad alimentaria que permita localizar rápidamente los productos afectados.
Una trazabilidad bien implantada permite actuar con rapidez y limitar el alcance de la incidencia.
Inmovilizar el producto afectado
Si se confirma que la empresa dispone del producto afectado, debe impedirse inmediatamente su utilización, venta o distribución.
Algunas medidas habituales son:
- identificar claramente el producto afectado,
- separarlo físicamente del resto de productos,
- bloquear su uso interno,
- registrar la cantidad inmovilizada.
La inmovilización debe realizarse incluso cuando el producto todavía no haya sido declarado oficialmente como peligroso, siempre que la comunicación del proveedor indique que existe una investigación o incidencia en curso.
Revisar la trazabilidad
Una vez identificado el producto afectado, debe comprobarse si ha sido utilizado, vendido o distribuido.
Para ello es necesario revisar:
- registros de recepción,
- albaranes,
- facturas,
- registros de producción,
- registros de expedición.
Gracias a esta información será posible determinar:
- cuánto producto se ha recibido,
- cuánto permanece en stock,
- cuánto se ha utilizado,
- y qué clientes podrían verse afectados.
Por este motivo, disponer de registros actualizados es uno de los pilares fundamentales de cualquier sistema APPCC.
Control de trazabilidad en una retirada de producto alimentario
Informar a los clientes cuando sea necesario
Si el producto ya ha sido distribuido a otros clientes o utilizado en la elaboración de productos posteriores, puede ser necesario informar a los destinatarios afectados.
La actuación dependerá de:
- la gravedad de la incidencia,
- el riesgo identificado,
- las instrucciones facilitadas por el proveedor o las autoridades competentes.
En determinadas situaciones también puede ser necesario colaborar con las autoridades sanitarias para facilitar la localización de los productos afectados.
Registrar todas las actuaciones realizadas
Uno de los errores más frecuentes es gestionar correctamente la incidencia pero no dejar evidencia documental suficiente.
Es recomendable registrar:
- fecha de recepción de la comunicación,
- producto afectado,
- lotes implicados,
- cantidades afectadas,
- acciones realizadas,
- comunicaciones efectuadas,
- destino final del producto.
Esta documentación puede resultar esencial durante una auditoría o una inspección sanitaria.
¿Cómo prepararse antes de que ocurra una retirada?
La mejor retirada es aquella que puede gestionarse de forma rápida y controlada.
Para ello conviene disponer de:
- un sistema de trazabilidad actualizado,
- registros de recepción completos,
- homologación de proveedores,
- procedimientos de retirada y recuperación,
- personal formado.
Además, es recomendable realizar periódicamente ejercicios de trazabilidad para verificar que el sistema funciona correctamente y permite localizar productos en un tiempo razonable.
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En RQR Consultoría ayudamos a empresas alimentarias, restaurantes, caterings y distribuidores a implantar sistemas de autocontrol prácticos y adaptados a su actividad.
Realizamos auditorías de calidad y seguridad alimentaria, revisión documental, ejercicios de trazabilidad e implantación APPCC para ayudar a que cada empresa pueda gestionar este tipo de incidencias de forma rápida y eficaz.
Preguntas frecuentes sobre retiradas de producto alimentario
¿Qué diferencia existe entre una retirada y una recuperación de producto?
La retirada afecta a productos que ya están en el mercado o en la cadena de distribución. La recuperación suele referirse a productos que aún permanecen bajo el control de la empresa.
¿Es obligatorio disponer de un procedimiento de retirada?
Sí. Las empresas alimentarias deben ser capaces de retirar del mercado productos que puedan presentar riesgos para la seguridad alimentaria.
¿Qué documentación debo conservar?
Es recomendable conservar todas las comunicaciones recibidas, registros de trazabilidad, acciones realizadas y evidencias de la gestión de la incidencia.
¿Puede Sanidad solicitar esta documentación?
Sí. Durante una inspección o investigación relacionada con una alerta alimentaria, las autoridades pueden solicitar la documentación que demuestre cómo se gestionó la retirada.